Ticari Defterlerin Delil Niteliği ve Şartları

Ticari defterler, ticari davalarda kesin delil niteliği taşır; ancak sahibinin lehine delil olabilmesi Hukuk Muhakemeleri Kanunu m. 222'deki şartların tamamının birlikte gerçekleşmesine bağlıdır. Defterlerin kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve kayıtların birbirini doğrulamış olması; buna ek olarak karşı tarafın aynı şartlara uygun tutulmuş defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması ya da karşı tarafın defterlerini ibraz etmemesi gerekir. Buna karşılık defterlerin sahibi aleyhine delil olması için hiçbir şart aranmaz: HMK m. 222/4 uyarınca açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve kayıtları birbirini doğrulamayan defter kayıtları da sahibi aleyhine delil olur.

HMK m. 222'nin Kurduğu Denge

Madde, ticari defterlere iki yönlü bir ispat gücü tanır ve bunu kademeli şartlara bağlar:

• İbraz: Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına resen veya taraflardan birinin talebiyle karar verebilir. Aynı yetki, Türk Ticaret Kanunu m. 83'te de düzenlenmiştir.
• Delil olma şartı (m. 222/2): Defterlerin kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
• Lehe delil şartı (m. 222/3): Bu şartlara uygun defterlerin sahibi ve halefleri lehine delil sayılabilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun tutulmuş defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması ya da diğer tarafın defterlerini ibraz etmemesi gerekir. Karşı tarafın usulüne uygun tutulmuş defterlerinin ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi halinde de defterler sahibi lehine kullanılamaz. Ayrıca lehe ve aleyhe kayıtlar birbirinden ayrılamaz.
• Aleyhe delil (m. 222/4): Onayları eksik ve kayıtları birbirini doğrulamayan defterler, sahibi aleyhine delil olur.
• Tacir olmayan taraf (m. 222/5): Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.

Bu kademeli yapı, ticari defterin aynı anda hem güçlü bir ispat aracı hem de dikkatli kullanılması gereken bir delil olduğunu gösterir.

Defterin "Usulüne Uygun" Sayılması İçin Ne Gerekir?

Şeklî uygunluk iki kanundan beslenir. TTK m. 65 kayıt düzenini belirler: defterler Türkçe tutulur, yazımlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli yapılır, bir kayıt önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. TTK m. 88 ise finansal tabloların Türkiye Muhasebe Standartlarına uygunluğunu arar. TTK m. 64 ise onay rejimini düzenler: fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterinin açılış onayları kuruluşta ve kullanılmaya başlanmadan önce noterce yapılır; yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır.

Uygulamada en sık rastlanan eksiklik, kapanış onayının hiç yaptırılmamış ya da süresinden sonra yaptırılmış olmasıdır. Bunun sonucu tek yönlüdür: defter sahibi lehine kullanılamaz, ama aleyhine kullanılır.

Karşı Taraf Defterlerini İbraz Etmezse Ne Olur?

İbrazdan kaçınmanın sonucu, HMK m. 220 ve m. 222/5 ile birlikte değerlendirilir. Mahkemece verilen sürede defter sunulmaz ve kabul edilebilir bir mazeret gösterilmezse, mahkeme diğer tarafın beyanını kabul edebilir; ticari defterler bakımından ise ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.

Burada uygulamada gözden kaçan bir nüans vardır: delilini münhasıran karşı tarafın defterlerine hasretmeyen, yani hem kendi defterlerine hem karşı tarafın defterlerine dayanan bir davacı bakımından, davalının ibrazdan kaçınması tek başına aynı sonucu doğurmayabilir. Bu nedenle delil listesinde "karşı tarafın ticari defterleri" deliline açıkça ve münhasıran dayanmak, dilekçe aşamasında bilinçli yapılması gereken bir tercihtir.

Defterler lehe delil olarak değerlendirildiğinde, karşı tarafa yemin teklif etme imkânı da gündeme gelir. Yemin, ticari defterlerin ispat gücünü tamamlayan bir kurum olarak hâlâ işlevseldir.

Saklama Süresi ve Defterlerin Zayi Olması

TTK m. 82, ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, finansal tablolar, alınan ticari mektuplar ve gönderilen mektupların suretleri ile kayıtların dayandığı belgelerin sınıflandırılmış biçimde saklanmasını zorunlu tutar. Saklama süresi on yıldır ve süre; defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, bilançonun düzenlendiği, yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar.

Defterler yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa, tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden zayi belgesi isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Zayi belgesi alınmadan defter ibraz edilememesi, ibrazdan kaçınma olarak değerlendirilir.

E-Defter Bu Kuralları Nasıl Değiştirdi?

Elektronik defter uygulaması onay rejimini kökünden değiştirdi. TTK m. 64 uyarınca ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz. Dolayısıyla e-defter tutan bir şirketin "kapanış onayı yok" gerekçesiyle defterlerinin lehe delil olmaktan çıkarılması doğru değildir; burada onay işlevini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenen berat dosyaları ve bunların yükleme zamanları görür. Bilirkişi incelemesinde beratların süresinde alınıp alınmadığı, defter dosyalarının imza ve mühür doğrulamasından geçip geçmediği kontrol edilir.

E-defterin zayi olması meselesinde, Elektronik Defter Genel Tebliği'ndeki mücbir sebep ölçütünün TTK m. 82/7'deki şartların aranmayacağı anlamına gelmediği kabul edilmektedir. Sunucu arızası veya veri kaybı iddiasında bulunan tacirin, ikincil kopyaların da temin edilemediğini teknik raporla ortaya koyması gerekir.

Bilirkişi İncelemesi ve Mahkemeye Sunum Pratiği

TTK m. 84, ibraz edilen defterlerin uyuşmazlıkla ilgili kısımlarının tarafların katılımıyla inceleneceğini ve gerekirse ilgili yapraklardan suret alınacağını düzenler. Defterlerin tümüyle incelenmesi ise TTK m. 85 uyarınca mirasa, mal ortaklığına ve şirket tasfiyesine ilişkin uyuşmazlıklara özgüdür; alacak davasında karşı tarafın tüm defterlerinin teslimini istemek reddedilir.

Dosyaya sunumda işleyen pratik şudur:

• Fiziki defterlerde asıllar duruşmada ibraz edilir, bilirkişi incelemesi için mahkeme kalemine teslim edilir; onay şerhlerini taşıyan ilk ve son sayfaların fotokopisi dilekçe ekinde sunulur.
• E-defterde yevmiye ve kebir dosyaları ile berat dosyaları elektronik ortamda sunulur; berat yükleme tarihlerini gösteren GİB ekran çıktıları eklenir.
• Bilirkişi olarak mali müşavir seçilmesi ve raporda defterlerin HMK m. 222 şartlarını taşıyıp taşımadığının ayrı bir başlıkta değerlendirilmesi istenmelidir. Bu değerlendirme yapılmadan hazırlanan rapor eksik sayılır.
• İtirazlar, raporun tebliğinden itibaren iki hafta içinde yazılı olarak sunulur; cari hesap uyuşmazlıklarında dönem başı bakiyesinin hangi belgeye dayandığı mutlaka sorgulanmalıdır.

Sonuç

Ticari defterlerin delil değeri, çoğu zaman davanın esasından önce belirlenir. Defterlerin usulüne uygunluğu, karşı tarafın defter ibrazı ve kayıtların birbirini doğrulaması, HMK m. 222 ölçütleri karşısında dosyanın nerede durduğunu belirleyen unsurlardır.

Kaynakça

• 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu m. 220, 222
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m. 64, 65, 82, 83, 84, 85, 88