Anonim Şirket Genel Kurul Toplantısı: Çağrı ve Karar Usulü

Anonim şirkette olağan genel kurul, her faaliyet döneminin sonundan itibaren üç ay içinde yapılır (TTK m. 409/1). Toplantıya çağrı kural olarak yönetim kurulu tarafından; esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde yayımlanan ilanla yapılır ve bu çağrı, ilan ile toplantı günleri hariç olmak üzere toplantı tarihinden en az iki hafta önce gerçekleştirilir (TTK m. 414/1).

Toplantı nisabı, esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların temsil edilmesidir ve bu nisabın toplantı süresince korunması şarttır; kararlar toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğuyla alınır (TTK m. 418). Esas sözleşme değişikliklerinde ise sermayenin en az yarısının temsil edildiği toplantıda, mevcut oyların çoğunluğu gerekir (TTK m. 421/1). Toplantı tutanağı, toplantı başkanlığı ve — bulunması zorunlu ise — Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmadıkça geçersizdir (TTK m. 422/1).

Süreci sırasıyla ele almak, uygulamada en çok hata yapılan noktaları görünür kılar.

Çağrıya Kim Yetkilidir?

Ana yetkili yönetim kuruludur ve bu yetki, görev süresi dolmuş olsa bile devam eder (TTK m. 410/1). Tasfiye memurları da görevleriyle ilgili konularda çağırabilir. Yönetim kurulunun sürekli toplanamaması, toplantı nisabının oluşmaması ya da hiç bulunmaması hâlinde tek bir pay sahibi, mahkemenin izniyle genel kurulu toplantıya çağırabilir (m. 410/2). Organsız kalmış şirketlerde en çok kullanılan yol budur.

Azlığın çağrı hakkı ayrı bir başlıktır. Sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri; yazılı olarak, gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek yönetim kurulundan genel kurulun toplantıya çağrılmasını veya belirli konuların gündeme konulmasını isteyebilir (TTK m. 411/1). Esas sözleşme bu hakkı daha az paya sahip olanlara da tanıyabilir. İki teknik ayrıntı hayati önem taşır:

• İstem noter aracılığıyla yapılmalıdır (m. 411/3). Adi yazılı talep ya da e-posta yeterli değildir.
• Gündeme madde konulması istemi, çağrı ilanının Ticaret Sicili Gazetesi'nde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırıldığı tarihten önce yönetim kuruluna ulaşmış olmalıdır (m. 411/2).

Yönetim kurulu çağrıyı kabul ederse genel kurul en geç kırk beş gün içinde yapılacak şekilde çağrılır; kabul etmezse çağrıyı istem sahipleri yapar (m. 411/4). İstem reddedilir ya da yedi iş günü içinde olumlu cevap verilmezse, şirket merkezindeki asliye ticaret mahkemesi genel kurulun çağrılmasına karar verebilir (TTK m. 412/1).

Çağrının Şekli ve Süresi

Çağrı üç ayağı birlikte taşımalıdır: esas sözleşmedeki usul, internet sitesi ve Ticaret Sicili Gazetesi ilanı. Süre, ilan ve toplantı günleri hariç en az iki haftadır. Ayrıca pay defterinde yazılı pay sahiplerine ve pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adres bildirenlere, toplantı günü ile gündem iadeli taahhütlü mektupla bildirilir (m. 414/1).

Toplantıdan en az on beş gün önce şirket merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulması gereken belgeler de vardır: finansal tablolar, yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve kâr dağıtım önerisi (TTK m. 437/1). İptal davalarında en çok tartışılan noktalardan biri bu süredir.

Bir kolaylık da düzenlenmiştir: bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itiraz etmedikçe, çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve nisap var olduğu sürece karar alabilir (TTK m. 416/1). Bu toplantıda gündeme ancak oybirliğiyle madde eklenebilir.

Gündem ve Gündeme Bağlılık

Gündemi, genel kurulu toplantıya çağıran belirler (TTK m. 413/1). Gündemde bulunmayan konular genel kurulda müzakere edilemez ve karara bağlanamaz (m. 413/2). Tek kanuni istisna niteliğindeki düzenleme, yönetim kurulu üyelerinin görevden alınmaları ve yenilerinin seçiminin, yılsonu finansal tablolarının müzakeresi maddesiyle ilgili sayılmasıdır (m. 413/3).

Bu ayrımın pratik sonucu ağırdır. Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, gündeme bağlılığa aykırılığın başlı başına iptal sebebi olduğunu; çağrı usulüne aykırılığın ise — çağrının hiç yapılmadığı hâl istisna — tek başına iptal sonucu doğurmayıp yalnızca iptal davası açma hakkı verdiğini, kararın kanuna, esas sözleşmeye veya dürüstlük kuralına aykırılığının da ispatlanması gerektiğini belirtmiştir (11. HD, E. 2023/553 K. 2024/4221, 22.05.2024; 11. HD, E. 2023/295 K. 2024/4130, 21.05.2024). Yani "davetiye elime geçmedi" savunması dava hakkı verir; kararı kendiliğinden iptal ettirmez.

Toplantının Yapılışı: Liste, Başkanlık, İç Yönerge

Toplantıya, yönetim kurulunca düzenlenen "hazır bulunanlar listesi"nde adı bulunan pay sahipleri katılır (TTK m. 415/1). Gerçek kişiler kimlik gösterir, tüzel kişi temsilcileri vekâlet belgesi ibraz eder. Katılanların imzaladığı liste hazır bulunanlar listesi adını alır (m. 417/4).

Esas sözleşmede aksi düzenlenmemişse toplantıyı, genel kurulun seçtiği ve pay sahibi olması şart olmayan bir başkan yönetir; başkan tutanak yazmanını, gerekirse oy toplama memurunu belirler (TTK m. 419/1). Yönetim kurulu ayrıca genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin bir iç yönerge hazırlar, genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar ve tescil-ilan ettirir (m. 419/2). Bu iç yönergenin hiç hazırlanmamış olması, sık karşılaşılan eksikliklerden biridir.

Elektronik ortamda katılım, önerde bulunma ve oy verme de mümkündür; TTK m. 1527'ye göre bu yolla kullanılan haklar fiziki katılımın bütün sonuçlarını doğurur, kanuni ve esas sözleşmesel nisaplar aynen uygulanır.

Toplantı ve Karar Nisapları

Genel nisap TTK m. 418'dedir: sermayenin en az dörtte biri. İlk toplantıda ulaşılamazsa ikinci toplantı için nisap aranmaz; kararlar hazır bulunan oyların çoğunluğuyla alınır.

Esas sözleşme değişiklikleri m. 421'e tabidir:

• Kural: Sermayenin en az yarısının temsil edildiği toplantı, mevcut oyların çoğunluğu. İlk toplantıda nisap sağlanamazsa en geç bir ay içinde ikinci toplantı yapılabilir; nisap, sermayenin en az üçte biridir. Bu nisapları düşüren veya nispi çoğunluk öngören esas sözleşme hükümleri geçersizdir.
• Oybirliği gerektirenler: Bilanço zararlarının kapatılması için yükümlülük ve ikincil yükümlülük koyan kararlar ile merkezin yurt dışına taşınması (m. 421/2).
• Sermayenin en az %75'i gerektirenler: İşletme konusunun tamamen değiştirilmesi, imtiyazlı pay oluşturulması, nama yazılı payların devrinin sınırlandırılması (m. 421/3). Bu nisaplara ilk toplantıda ulaşılamazsa izleyen toplantılarda da aynı nisap aranır.

Erteleme de düzenlenmiştir: azlığın istemiyle finansal tabloların müzakeresi bir kez geri bırakılırsa, izleyen toplantı için genel kurul kanuni usule uyularak yeniden çağrılır (TTK m. 420).

Bakanlık Temsilcisi Hangi Toplantılarda Zorunlu?

Bu, ilan basılmadan önce netleştirilmesi gereken bir konudur. Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik m. 32 uyarınca temsilci şu toplantılarda zorunludur:

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi şirketlerin bütün genel kurulları,
• Diğer şirketlerde gündeminde sermaye artırımı/azaltımı, kayıtlı sermaye sistemine geçiş veya çıkış, kayıtlı sermaye tavanının artırılması, faaliyet konusu değişikliği, birleşme, bölünme ya da tür değişikliği bulunan toplantılar,
• Elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurulları,
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurullar ve yurt dışındaki imtiyazlı pay sahipleri özel kurulları.

Zorunlu olduğu hâlde temsilcinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir (Yönetmelik m. 32/4). Yurt içi toplantılarda görevlendirme yetkisi valiliklerdedir (m. 37/1); başvuruya çağrıyı yapan organın kararı, gündem ve temsilci ücretinin yatırıldığını gösteren belge eklenir. On günden kısa sürede başvuru, müracaat merciinin uygun görüşüne bağlıdır (m. 35).

Tutanak, Tescil ve İptal

Tutanak; hazır bulunanları, paylarını, gruplarını, sayılarını, itibari değerlerini, sorulan soruları, verilen cevapları, alınan kararları ve her karar için kullanılan olumlu-olumsuz oy sayılarını içerir. Toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi imzalamazsa tutanak geçersizdir (TTK m. 422/1). Yönetim kurulu, tutanağın noter onaylı suretini derhâl ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve tescil-ilana tabi hususları tescil ettirmekle yükümlüdür (m. 422/2).

Karara itirazınız varsa iki yol vardır: kanuna, esas sözleşmeye ve özellikle dürüstlük kuralına aykırı kararlar aleyhine karar tarihinden itibaren üç ay içinde şirket merkezindeki asliye ticaret mahkemesinde iptal davası (TTK m. 445); şirketin temel yapısını bozan veya sermayenin korunması hükümlerine aykırı kararlar için süreye bağlı olmayan butlan davası (m. 447). İptal davasında üç aylık hak düşürücü süre dolmadan duruşmaya başlanamaz; birden fazla dava açılırsa davalar birleştirilir (m. 448/2). Dava yalnızca şirket tüzel kişiliğine karşı açılır.

Sonuç

Genel kurul, çoğu ticari uyuşmazlığın kaderini belirleyen tek toplantıdır. İlanın bir gün eksik yayımlanması, gündeme yazılmayan bir madde ya da imzasız bir tutanak yıllarca sürecek bir davaya dönüşebilir. Çağrı takvimini, gündemi ve nisap hesabını genel kurul tarihinden önce doğru kurgulamak; sürecin sonradan iptal davası veya tescil reddiyle karşılaşma riskini büyük ölçüde azaltır.

Kaynakça

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m. 408-422, 437, 445, 447-448, 1527
• Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik
• Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, E. 2023/553 K. 2024/4221, T. 22.05.2024
• Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, E. 2023/295 K. 2024/4130, T. 21.05.2024